Malzeme Teslim Alma ve Teslim Etme Formları
Giyim üretimi yapan işletmelerde en az iki adet malzeme deposu bulunmalıdır. Depolardan biri ana malzeme, diğeri yardımcı malzemeler için kullanılır. Sipariş sonrası üretici tarafından gönderilen ana ve yardımcı malzemeler, teslim etme formu adı verilen matbu evraklarla depo görevlisine teslim edilir. Bu evrakların alıcıya mal ile teslim edilmesi zorunluluğunun yanı sıra bilgilendirme ve takip kolaylaştırıcı görevleri vardır. Ticari değer taşıyan her tür malzemenin nakli sırasında araçta mutlaka sevk irsaliyesi ya da irsaliyeli faturanın bulundurulması gerekir.
Sevk irsaliyesi: bir yere malzeme gönderme listesidir ve mali idarenin Vergi Usul Kanunu’nda getirilen düzenlemeye göre fatura bulunsun veya bulunmasın mal hareketinin mutlaka sevk irsaliyesine bağlanması mecburiyeti vardır. Malın hareketi anında fiili olarak sevk irsaliyesinin malla birlikte hareket etmesi zorunludur. Malın sevki sırasında düzenlenmiş olmasına rağmen malla birlikte bulunmayan sevk irsaliyesi hiç düzenlenmemiş sayılır. Basit anlatımla sevk irsaliyesi alım-satım işlemi olsun ya da olmasın malın herhangi bir yerden bir yere nakledilmesi sırasında düzenlenerek mal ile birlikte bulunması zorunludur.
Sevk irsaliyesinde bulunması gereken asgari bilgiler aşağıda gösterilmiştir.
- Tanzim tarihi
- Fiili sevk tarihi
- Seri ve sıra numarası
- Düzenleyenin adı soyadı/ticari unvanı, iş adresi, vergi dairesi ve vergi hesap numarası
- Müşterinin, komisyoncunun, şube veya fabrikanın (kısaca malın nereye, kime gönderildiğinin) adı soyadı/ticari ünvanı, iş adresi, vergi dairesi ve vergi hesap numarası
- Sevk edilen malın nevi, miktarı ile malın nereye ve kime gönderileceği (Sevk irsaliyesinde fiyat ve tutar yazmak ihtiyaridir.)
Satılan bir malın cinsini, miktarını ve fiyatını bildirmek için satıcının alıcıya verdiği hesap pusulasına fatura denir. Dolayısıyla fatura teslim etme ya da teslim alma formu değildir. Satıcının alıcıya satmış olduğu malzemenin değerini gösterir borç belgesidir. Hem gönderme belgesi hem de borç belgesi olarak kullanılan bir belge mevcuttur. İrsaliyeli fatura denen bu belgede, malzemenin çıkış ve teslim edildiği yer bilgilerinin yanı sıra malzeme cinsi, adetleri ve alıcıya ait borç bilgileri gösterilir
Yasal yükümlülükten dolayı kullanılan sevk irsaliyesi ve irsaliyeli fatura depoya gelen malzemeyi teslim alma formu olarak düşünülebilir. Bir işletmenin bünyesinde bulunan depodan ana ya da yardımcı malzemenin başka bir yere sevki sırasında bazı belgeler düzenlenmelidir. Sevkiyat işletmenin kendi bünyesinde bulunan bir bölüme yapılacaksa herhangi bir şekilde irsaliye düzenlenmesine gerek yoktur. Bu tür sevkiyatta takip açısından kesim formu düzenlenmektedir. Kesim formu; depoda bulunan kumaşın kesimhaneye gönderilmesinde kullanılan matbu formdur. Bu form sayesinde kesilecek ve kesilen kumaşın karışması engellendiği gibi stoktan da düşürülerek karışıklığa engel olunur. Kesim formlarına ayrıca o ürün için gerekli olan tüm yardımcı malzemeler de eklenmektedir. Böylelikle ürünü meydana getirecek tüm malzemeler aynı form ile üretime gönderilir.
Depodan malzemenin işletme içine değil de fason olarak üretim için herhangi bir hazır giyim işletmesine gönderilmesi durumunda mutlaka sevk irsaliyesi kesilmelidir. Bunların dışında firma içine depodan mal sevkiyatının yapılması ya da işletmeden depoya malzemenin iade edilmesi gibi durumlarda da kanuni gerekliliği bulunmayan; ancak takibi kolaylaştıran bazı belgeler kullanılmaktadır. Bunları daha sonraki konularda geniş olarak göreceksiniz.
Ana ve Yardımcı Malzeme Depo Girişi
Malzemeleri Kontrol Etmek
Siparişi yapılan malzemeler irsaliye ya da irsaliyeli faturayla firma deposuna teslim edildikten sonra, firma içi ya da firma dışına sevk etmeden ilk yapılması gereken iş, kontrol etmektir. Gelen malzemenin sipariş edilen malzeme özellikleriyle aynı olup olmadığı ve irsaliyede yazan miktara uygunluğu kontrol edilmelidir. Malzemelerin kontrol işlemleri ana ve yardımcı malzeme modülünde edinilecek bilgiler doğrultusunda kontrol edildikten sonra, o malzemenin kontrolünün yapıldığına dair “Kontrol Edilmiştir” ibaresi bulunan bir belgeyle depolanmalıdır. Kontrol işlemleri ana ve yardımcı malzemeler için farklı yöntemlerle yapıldıklarından ayrı ayrı kontrol formları tutulur. Kontrol formlarına mümkünse kontrolü yapılan malzemeden birer örnek iliştirilerek takibi kolaylaştırılır.
Firma İçi Depo Girişi
İşletme içine imalat için depodan sevk edilen malzemenin, ihtiyaç fazlası veya yanlış gönderim sonrası imalattan depoya geri gönderilmesine firma içi depo girişi denir. Depoya işletme içinden malzemenin iadesi sırasında sevk irsaliyesine ihtiyaç yoktur. Stok ve takip kontrolü açısından işletmeden depoya malzeme sevki için depo iade tutanağı doldurulur.
Bu tutanakta bulunması gerekenler:
- Müşterinin adı
- Artıkel ve order numaraları
- İade edilen malzemelerin cinsleri, miktarları, kodları
- İade eden ve iade alan şahısların isim ve imzaları
Firma Dışı Depo Girişi
Tedarikçi firmadan veya fason üretim yapan hazır giyim işletmesinden gönderilen malzemenin depoya alınmasına firma dışı depo girişi denir. Bu tür teslim alma işlemlerinde, firma içi depo girişinin aksine sevk irsaliyesi ya da irsaliyeli fatura şartı aranmaktadır. Depoya gelen malzeme tedarikçi veya üretici firmadan gelmişse, firma tarafından irsaliye kesilmektedir. Fason olarak çalışan hazır giyim işletmesinden gelmişse iade irsaliyesiyle sevki gerçekleştirilir. İade irsaliyesinin kesilmesinin iki nedeni vardır. Bunlar; imalat için gereğinden daha fazla malzeme gönderilmesi ya da yanlış malzeme sevk edilmesidir.
Ana ve Yardımcı Malzeme Depo Çıkışı
İade
Sipariş sonrası teslim alınmış malzemenin tedarikçi firmaya geri gönderilmesine iade denir. İşletmenin deposundan ana ve yardımcı malzemenin tedarikçi ya da üretici firmaya iade edilmesi sırasında da sevk irsaliyesi kesilmesi zorunluluğu vardır. Daha önce de açıklandığı gibi hangi amaç için olursa olsun ticari değer taşıyan bir malın bir yerden diğer bir yere sevk edilmesi esnasında mutlaka irsaliye bulundurması gerekir. Bu nedenle iade esnasında sevk edilen mal ile birlikte sevk irsaliyesi ya da irsaliyeli fatura kesmek gerekir. Depodan iade edilen ana ya da yardımcı malın depodan sevkinden sonra yapılması gereken iş, stoktan sevk edilen malın miktarını düşmektir. İade edilen ya da üretim için işletmeye sevk edilen malzemenin depo kayıtlarından düşürülmemesi o malzemenin depostok programına göre depoda bulunduğunu gösterir. Üretici ya da tedarikçi firmaya, depoda bulunan malzemenin iade edilmesinin birçok nedeni olabilir.
Bunlar:
- Sipariş edilen miktardan daha fazla malzemenin gönderilmiş olması
- Malzemenin ayıplı olması
- Tedarikçi firmanın terminini geçirmiş olması
Firma İçi Malzeme Çıkışı
Depoda bulunan ana ve yardımcı malzemenin, üretim için firma içine sevk edilmesine firma içi malzeme çıkışı denir. Depoda bulunan ana ve yardımcı malzemelerin firma içine sevki sırasında hem üretimin takibi, hem de depodaki stok kontrolü açısından belge düzenlemekte fayda vardır. İşletmeler takip açısından, depolama ve stok programlarının yanı sıra hazır matbu formlar kullanarak malzeme sevkinin daha kontrollü gerçekleşmesini sağlar.
Ana malzeme ve yardımcı malzemelerin depodan çıkışı aynı formda gösterilebileceği gibi ayrı ayrı formlar da kullanılabilir.
Firma Dışı Malzeme Çıkışı
Depodaki ana veya yardımcı malzemenin iade veya tamir amaçlı olarak üretici firmaya ya da fason dikim için bir hazır giyim işletmesine gönderilmesidir. Firma içine malzeme çıkışında irsaliye ya da irsaliyeli fatura gibi herhangi bir resmi evrak göndermek gereksizken, firma dışına malzeme çıkışında mutlaka irsaliye ile malzeme çıkışını yapmak gerekir. Malzeme nakliye aracına yüklenirken veya yüklendikten sonra irsaliyesi kesilmeli ve nakliye aracına teslim edilmelidir. Firmadaki planlama müdürünün ya da müşteri temsilcisinin talimatı doğrultusunda depoda bulunan gerekli yardımcı malzemeler ve genellikle belirli kalıplara göre kesilmiş giysi parçaları depo amiri tarafından sevk edilir.