Sipariş bilgileri girişi

Sipariş bilgilerinin bulunduğu forumlara müşterinin ürünle ilgili üreticiden istediği ürünün adetleri, beden asortileri ve birim fiyatları yazılır.

Order Açma

Tekstil örme işletmelerinde büyük çoğunlukla siparişe göre üretim yapıldığı daha önceki modüllerde ayrıntılı olarak belirtilmişti. Bu noktadan hareket ederek siparişe göre üretim bilgilerinin bilgisayara girilmesi işlemleri anlatılacaktır. Müşteriden gelen sipariş bilgileri, order formu adı altında toplanır. Her yeni müşteri ve model için yeni bir order sayfası açılır. Üretici firma, iç piyasada çalışıyorsa programda veri girişlerini kolaylaştırmak için ihracatçı firma mantığı ile üreteceği mamulün bilgilerini içeren bir çizelge hazırlamalıdır.

Bu çizelgenin içeriği şunlardan oluşur:

Üretilecek mamulün takibi için sipariş ve model numarası
Üretilecek mamulün renk ve bedenlere göre adetleri
Modele ait kullanılacak birim malzeme ve üretimle ilgili talimatlar

Order Formu: Müşteriden gelen siparişin takip edilmesi için bir order formu açılmalıdır.

Tablo 1.1: Örnek Order formu

Order formundaki ana başlıklar ayrıntılı olarak işlenecektir. Bazı alanların kelime olarak içerdikleri anlamlar şöyledir:

Order nunumarası: Müşteri tarafından verilen siparişin üretim aşamasında takibi için kullanılır. Bu alanda üretici firma, kendi order numarasını veya müşteri tarafından verilen order numarasını kullanabilir. Üretici firma kendi order numarasını kullanırsa müşteri tarafından verilen order numarasını da detay bilgiler alanına tanımlanabilir.
Müşteri: Siparişi veren firma tanımlanır. Kayıtlı müşterilerin listesine bakılır, müşteri tanımlanmamış ise yeni bir cari hesap kartı açılarak tanımlanır (Ayrıntılı olarak işlenecektir.).
Model: Model bilgilerinin tanımlandığı alandır. Kayıtlı modellerin listesinden seçim yapılabilir. İstenilen model daha önce tanımlanmamış ise yeni bir model kartı açılarak tanımlanabilir (Ayrıntılı olarak işlenecektir.).
Döviz cinsi: Modelin satış fiyatı ile ilgili döviz cinsi girilir.
Fiyatı: Modelin satış fiyatı girilir. Bu alana yazılan fiyat, renk/beden dağılımındaki sipariş veya sevk adetleri ile çarpılarak tutar bölümüne gelir olarak yazılır. Proforma maliyeti ile numunenin üretim maliyeti bulunur. Bunun üzerine işletme kârı konularak satış fiyatı tespit edilir.
İsteme tarihi: Müşterinin orderi teslim almak istediği tarih yazılır. Uygulamada bu tarihe yükleme tarihi denmesine rağmen ayrıca fiilî yükleme tarihi detay bilgilere sonradan yazılır. İsteme tarihi aslında teorikte yükleme tarihidir.
Lot miktarı: Müşteri siparişi verirken sipariş adetlerini asortili (belirli bir renk/beden dağılımı) veya asortisiz olarak verebilir. Asortisiz sipariş verilmiş ise lot miktarı her zaman 1 olur ve lot içi miktarına da toplam sipariş adedi girilir. Lot kelimesi ambalaj türüne göre gruplandırmayı ifade eder.
Lot miktarına asortili siparişlerde toplam koli, askı, poşet vb. adedi yazılır.
Lot içi miktarı: Bir lot içerisinde bulunması gereken miktar yazılır. Sipariş asortisiz ise bu alana toplam sipariş miktarı yazılır.
Toplam adet: Siparişin toplam adedi yazılır. Bu adet lot içi miktarı ile aynı olmalıdır.
Toplam tutar: Satış fiyatı ile sipariş adedini çarparak siparişin tutarı yazılır

Renk/Beden Dağılımı

Order formundaki bu bölümde kullanılacak olan orderin renk ve bedenlere göre dağılımı takip edilir. Üretimi takip edilecek malzemelerin renk tanımları yapılır. Bedenler tanımlanır (S, M, L gibi). Modelin her bir rengine ait bilgiler bir satırda gösterilir, buna renk varyasyonu denir. Farklı renkte varyasyon var ise ikinci satırda gösterilir.

Detay Bilgiler

Siparişle ilgili ayrıntılı bilgiler (yükleme tarihi, sevk tarihi, sevk miktarı gibi) girilir.

Özel

Özel tanımlamaların yapıldığı bölümdür. Örneğin; kumaş, renk, aksesuar vb. onay tarihlerinin ve kısa açıklamalarının yapıldığı bölümdür.

Resim

Üretilecek modelin resim veya filmi kaydedilir. Böylece model bilgilerinin yanında resmini de görmek mümkün olur.

Açıklama

Order ile ilgili açıklamalar yazılır. Örneğin; poşet 35*50 arkası baskılı, önü baskısız şekilde olacaktır veya koli ebadı bu model için 70*40’tır, koli içi 40 adettir gibi. Aşağıda sipariş örneği ile doldurulmuş bir order formu görülmektedir.

Numune Maliyeti (Proforma Maliyet)

Gelen siparişteki bilgilere göre üretim planlamacı teorik olarak numunenin ön maliyetini oluşturur. Daha sonra numune üretimine geçilir ve proforma (numune) maliyeti ortaya çıkar. Fakat asıl maliyet, toplam siparişin üretimi bittikten sonra ortaya çıkan maliyettir. Gerçek maliyet ile numune maliyeti arasında önemli farklar oluşmaması, üretim planlamacının başarısını gösterir. Olabilecek aksaklıkları önceden görüp gerekli tedbirleri almalıdır. Örneğin; makine arızası, iplik fiyatlarındaki ani değişmeler veya zamanı iyi kullanamama gibi sebepler maliyeti artıran unsurlardır ve çoğu zaman müşteri ile anlaşmazlıklara sebep olur. Son zamanlarda maliyeti müşteri belirlemektedir. Buna göre üretim yapmak çok daha zorlaşmaktadır. Aşağıda örnek bir maliyet tablosu görülmektedir. Buradaki bilgilerle order formundaki bilgilerin aynı olması gerekir.

Tablo 1.3: Ön maliyet formu

Belirlenen alanların içerdikleri anlamlar Şöyledir:

Maliyet tarihi: Maliyetin çıkarıldığı tarihtir.
% Fire: Toplam siparişte oluşabilecek firedir.
% Kar: İşletme yönetiminin o model için düşündüğü kârdır.
% İskonto: Düşünülen iskontodur.
Hesaplanan fiyat: Maliyet tablosunda hesaplanan fiyattır.
Verilen fiyat: Müşteriye verilen fiyattır.
Gerçek kâr: Tüm işlemlerden sonra oluşan kârdır.
Stok kodu: Maliyeti çıkarılacak maddeye verilen kod numarasıdır.
Maliyet cinsi: Maliyetin adıdır.
Kullanım miktarı: Bir numune için kullanılan miktardır.
Fire: Bir numune için harcanan firedir.
Net miktar: Bir numune için harcanan net miktardır.
Döviz: Döviz cinsi girilir.
Birim fiyatı: Kullanılan maddenin birim fiyatıdır.
Satır tutarı: Kullanılan maddenin maliyetidir.

Cari Hesaplar

Müşteri bilgilerinin girildiği bölümdür. Örnek bir cari hesap kartı formu aşağıda gösterilmiştir.

Tablo 1.4: Cari hesap kartı

Cari hesap kodu: Tanımlanacak cari hesabın bilgisayarda takip edilebilmesi için kod numarası girilir. Örneğin; müşteri tanıtılıyorsa “M” harfi ile başlayan, satıcı tanıtılıyorsa “S” harfi ile başlayan kodların verilmesi gruplandırmada kolaylık sağlar.
Cari hesap adı: Tanımlanan cari hesabın unvanı yazılır. Adres bilgileri girilir.

SİPARİŞ TAKİP SİSTEMLERİ